CÁCH KHẮC PHỤC 3 SAI LẦM PHỔ BIẾN TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?

Chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đang đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc xử lý những sai sót không tránh khỏi. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục chúng:

1️. TRƯỜNG HỢP CHƯA GỬI CHO NGƯỜI MUA (NHƯNG ĐÃ ĐƯỢC CẤP MÃ):

- Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo MS04 đến cơ quan thuế.

- Lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã trước đó trên hệ thống.

- Gửi lại hóa đơn chính xác cho người mua.

2. TRƯỜNG HỢP ĐÃ GỬI CHO NGƯỜI MUA NHƯNG PHÁT HIỆN SAI SÓT:

- Tình Huống 1: Đúng mã số thuế, sai tên đơn vị, địa chỉ (các thông tin khác đúng) → Thông báo lỗi cho người mua, không cần lập lại hóa đơn mới. Người bán thông báo cho cơ quan thuế với mẫu TB 04/ss.

- Tình Huống 2: Sai mã số thuế, sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, hoặc sai thông tin khác → Có thể lập hóa đơn điều chỉnh và gửi CQT xin cấp mã, hoặc lập hóa đơn thay thế và gửi CQT xin cấp mã. Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn có sai sót, tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

3. TRƯỜNG HỢP HỦY HỢP ĐỒNG KHÔNG TRAO ĐỔI HÀNG HÓA:

- Người bán hủy hóa đơn và gửi thông báo 04/ss đến cơ quan thuế.

- Lập biên bản thỏa thuận nếu có, để bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua. Mặc dù không bắt buộc theo nghị định 123 và thông tư 78, việc lập biên bản thỏa thuận là khuyến khích để đảm bảo minh chứng cho cơ quan thuế khi có tranh chấp phát sinh.

Đối với doanh nghiệp, việc giữ chứng từ chính xác là QUAN TRỌNG để thể hiện tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi trong quá trình xử lý các vấn đề phát sinh.